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Dématérialisation des feuilles de présence

Feuilles de présence, pourquoi passer à la dématérialisation ?


L’émargement est obligatoire lors d’une formation, et la dématérialisation des feuilles de présence constitue un moyen efficace pour produire des documents probants tout en réduisant considérablement le coût de traitement. Kacyonet a développé Impulse Sign-In, une solution de digitalisation pour le présentiel et les évaluations.

Feuille de présence, un document obligatoire

Dans le cadre d’une formation, la feuille de présence devrait comporter les noms des stagiaires, du formateur et de l’organisme qui l’organise, le lieu et la date, et bien entendu l’intitulé du module. Le stagiaire signe sa présence pour chaque demi-journée.

Ce document constitue une pièce justificative relative à la réalité de la formation ainsi que la présence effective du formateur et du stagiaire pour chaque séance. Grâce à la feuille de présence, le formateur est en mesure de réclamer sa rémunération. Pour le stagiaire, le document atteste de sa ponctualité et de son assiduité, prouvant qu’il a atteint les objectifs fixés concernant le nombre d’heures de présence.

Par ailleurs, les organisateurs et bailleurs sont en droit de vérifier ces états d’émargement. Pour une formation à distance, la dématérialisation des feuilles de présence constitue un moyen de contrôle fiable, qui s’associe souvent à d’autres procédés comme le suivi du temps de connexion. Toutefois, les cours en présentiel peuvent aussi bénéficier de cette digitalisation qui présente plusieurs avantages intéressants.

Avantages de la dématérialisation des feuilles de présence

Tout d’abord, un tel document doit respecter plusieurs conditions pour confirmer sa validité. Ainsi, le dispositif utilisé doit garantir l’authenticité de la signature électronique, établir l’identité du signataire et assurer l’intégrité de l’acte.

Un dispositif de digitalisation qui permet de remplir ces conditions constitue pour les organisateurs de formation un excellent moyen d’économiser du temps et de l’argent, tout en gardant la possibilité de fournir un document probant. En effet, le traitement des feuilles de présence papier s’avère très chronophage, et la dématérialisation des feuilles de présence réduit le coût de gestion des documents de manière conséquente. Sachant que le traitement d’une feuille prend en moyenne 90 minutes, l’émargement électronique récupère ce temps pour l’investir ailleurs. Dans des structures où les pièces de présentiel sont très importantes, la digitalisation évite de recruter du personnel supplémentaire et supprime les erreurs humaines.

Impulse Sign-In, une solution de dématérialisation signée Kacyonet

Sachant que la digitalisation représente un moyen incontournable pour augmenter l’efficacité d’une entreprise, Kacyonet a mis au point un dispositif destiné à fournir des feuilles de présence électroniques probantes.

Impulse Sign-In est un véritable outil de gestion du présentiel. Cette solution de dématérialisation des feuilles de présence inclut notamment une signature électronique et une évaluation en ligne par les apprenants. Le formateur est en mesure de contrôler l’ensemble du processus grâce à un tableau de bord ergonomique. Les stagiaires peuvent signer ou compléter leurs feuilles à partir d’un PC, une tablette ou un Smartphone. En effet, cette solution multi-device est compatible avec tous types de supports, y compris les appareils mobiles. L’identification des utilisateurs est à la fois simple et fiable grâce à l’utilisation d’un code QR ou d’un mot de passe.



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