La feuille de présence
Cet article apporte les réponses aux questions que tout le monde se pose sur les feuilles de présence.
A quoi ça sert ? Est-ce obligatoire ?
C'est une obligation légale prévue par le code du travail. Elle sert de preuve juridique pour la réalisation de l'action de formation.
Elle est signée par demi-journée par les stagiaires et le(s) formateur(s). Elle permet de suivre l'assiduité et les absences.
La feuille de présence est également demandée par les organismes financeurs (OPCO par exemple) ainsi que les auditeurs QUALIOPI.
Elle a aussi pour rôle de :
- Recenser les absences qui ne seront pas prétendre à un paiement auprès des organismes financeurs
- Permettre à un formateur sous-traitant de prétendre à sa rémunération
- En fonction des absences d'un stagiaire, le formateur pourra justifier de la non atteinte des objectifs
Formations en classe virtuelle
La feuille de présence permet aussi de garantir la présence des stagiaires.
Formations e-learning
En général les systèmes de déploiement des formation e-learning proposent un tracking des connexions et du suivi de l'avancement des activités. Donc dans ce cas la feuille de présence n'est pas nécessaire.
Papier ou digitale ?
Pour les formations en salle, la feuille de présence peut être papier mais elle a ses limites et ses contraintes :
- La loudeur de gestion : Il faut imprimer la feuille de présence, la transmettre au formateur et surtout la récupérer après la formation. Il arrive souvent que la feuille soit perdue ou que le formateur oublie de la restituer.
- Pour les organismes de formation qui dispensent des sessions Inter-entreprises, toutes les personnes sont sur la même feuille. Attention à la confidentialité si cette feuille doit être fournie aux clients
- L'impression des feuilles a forcément un impact environnemental
La gestion digitale des feuilles de présence répond à toutes ces contraintes. Par contre, le dispositif de gestion des feuilles de présence digitales doit respecter quelques règles :
- Etre conforme au décret 2017-382 du 22 mars 2017
- Garantir l'horodatage et l'intégrité des signatures
- Etre certifié RGS*
Que doit contenir la feuille de présence ?
La feuille de présence doit comporter les éléments permettant d'identifier l'action de formation réalisée. Pour cela, l’en-tête devra mentionner :- Le logo, les noms et coordonnées du dispensateur de la formation
- L'intitulé de la formation
- Le lieu
- La date et les heures
- Le nom du formateur
Qu'apporte ISI sur ce point ?
ISI propose toutes les fonctionnalités de gestion digitale des feuilles de présence :
- Recueil des émargements des formations en salle ou en classe virtuelle
- Signature sur PC, tablette et smartphone
- Les stagiaires peuvent signer sur le poste du formateur ou sur leur smartphone
- Signature par demi-journée
- Le formateur suit en temps réel l'avancée des émargements
- La feuille de présence s'adapte au déroulement de la session
- Les signatures oubliées peuvent être collectées à posteriori
- Les feuilles de présence sont générées au format PDF et sont certifiées grâce au certificat RGS* de Kacyonet
- Les feuilles de présence sont récupées automatiquement et attachées à la session de formation
+33 3 44 24 23 47
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